Stappenplan aansluiting Regiocollectie
1. Kennismaking
De eerste stap is het maken van een afspraak ter kennismaking. Tijdens deze afspraak wordt uitleg gegeven over het project en vragen beantwoord. Als er interesse is voor een aansluiting, gaan we door met testen. De vereniging / stichting kan contact opnemen met regiocollectie@archiefalkmaar.nl voor toegang tot de testomgeving.
2. Testimport
Vervolgens wordt er met een klein setje bestanden een test gedaan (10-20 bestanden). Het is van belang dat dit een divers setje bestanden is, waar alle soorten metadata in zitten. In de test wordt gekeken hoe de huidige velden overlappen met de velden in Memorix, en in welke velden de metadata geplaatst moeten worden.
Wie doet wat:
a) Het RAA stuurt het formulier met het overzicht van de Memorix-velden naar de vereniging: Metadata in Memorix Maior - Wiki Regionaal Archief Alkmaar - Interne wiki RAA (atlassian.net) en stuurt aan de vereniging de inloggegevens voor de testomgeving van Memorix Maior.
b) De vereniging / stichting selecteert een setje bestanden voor de test en kijkt in welke metadatavelden informatie moet worden toegevoegd (‘mapping’). Uiteraard kan het RAA daarin adviseren. De metadata (excel/csv/xml) worden samen met de bijbehorende scans of foto's naar het RAA gestuurd. Daarbij geeft de vereniging aan in welke Memorix-velden de metadata terecht moeten komen. Het is voor de vereniging in deze fase ook mogelijk om zelf in de testomgeving van Memorix Maior te experimenteren met het aanmaken en bewerken van records.
c) Het RAA voert de testbestanden in en laat weten wanneer dit klaar is.
d) De vereniging / stichting kijkt via het toegestuurde testaccount of alle records naar wens zijn ingevoerd. Er kunnen door het RAA nog aanpassingen gedaan worden als dat nodig is.
3. Tekenen samenwerkingsovereenkomst
Wanneer de testimport akkoord is, stellen het RAA en de historische vereniging / stichting in samenspraak een samenwerkingsovereenkomst op en ondertekenen deze, waarop de vervolgstap genomen kan worden:
4. Import bestanden Memorix
De vereniging / stichting krijgt nu officieel een eigen account en daarmee een eigen Memorix-omgeving. De vereniging / stichting maakt zelf de gewenste mappen aan in het DAM en in Collectiebeheer, en stuurt vervolgens alle metadata en bestanden op. Het RAA zet deze data in de afgesproken velden over in Memorix. Nieuwe invoer uploadt de HV voortaan zelf.
5. Doorlopende contacten
Het RAA plant een periodiek gebruikersoverleg. De redactieraad heeft contact met de deelnemende instellingen en peilt actief wat de wensen zijn bij de gebruikers.